Hinweise zur Nutzung von Zoom für Video-Konferenzen

Für Video-Konferenzen nutzen wir die Plattform „Zoom“. Teilnehmer von Video-Konferenzen erhalten vom mind steps-Gastgeber (Host) als Zugangsdaten zum Konferenz-Raum den Zugangslink, die Meeting-ID und einen Kenncode. In der Regel reicht der Zugangslink zum Einwählen aus. Je nach Zugangsmethode kann es erforderlich sein, zusätzlich die Meeting-ID und den Kenncode einzugeben. Die Zugangsdaten sind nur für das Meeting gültig, zu dem Sie eingeladen wurden.

Bitte beachten: Die Zugangsdaten dürfen nicht an unbefugte Dritte weitergegeben werden!

Technische Voraussetzungen der Teilnahme

    • Sie verfügen über einen Desktop-Computer oder ein Tablet (Smartphones sind weniger gut geeignet).
    • Ihr Endgerät verfügt über eine ausreichend stabile und leistungsfähige Anbindung an das Internet (Übertragungsrate mindestens 15-25 Mbps im Up- und Download).
    • Sie haben eine funktionsfähige Kamera und ein Mikrofon oder Headset an Ihrem Endgerät angeschlossen bzw. integriert.
    • Die aktuelle Zoom-App ist auf Ihrem Endgerät installiert. Wenn das nicht der Fall ist, klicken Sie auf den angegebenen Zugangs-Link mindestens 5 Minuten vor Beginn der Veranstaltung. Sie werden dann durch die Installation geführt.
    • Wenn Sie sich über ein nicht-gesichertes, öffentliches Netz einwählen, wird die Nutzung einer sicheren VPN-Verbindung empfohlen.

Bitte testen Sie die Funktionalität Ihrer Geräte und der Verbindung rechtzeitig vor der Veranstaltung.

Wenig Erfahrung mit Zoom? Schauen Sie sich ein Tutorial an (Englisch mit deutschen Untertiteln)

Datenschutz

Zugang zu Zoom-Konferenzen haben nur Teilnehmer, die über die Zugangsdaten verfügen. Zoom sichert für die übertragenen Daten eine Verschlüsselung zu, die vor dem unbefugten Zugriff Dritter schützt. Daten für Meetings, die von mind steps gehostet werden, werden auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert.

Welche Daten verarbeitet Zoom?

Bei der Nutzung von Zoom werden verarbeitet:

    • Benutzernamen und E-Mail
    • Sitzungs-Metadaten: Dazu gehören Angaben wie Betreff, Beschreibung (optional), Benutzer-IP-Adresse, Geräte- und Hardware-Informationen, sowie Standort und Dauer der Nutzung.
    • Audio- und Videoaufzeichnungen (optional): Es können MP4-Dateien aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Dateien von Audioaufzeichnungen sowie Textdateien des Meeting-Chats erstellt werden.
    • Telefonische Einwahl: Bei der Einwahl per Telefon werden Daten wie die ein- und ausgehende Rufnummer, das Land, die Start- und Endzeit des Anrufs sowie bei Bedarf weitere Verbindungsinformationen, z. B. die IP-Adresse des Geräts, gespeichert.
    • Text-, Audio- und Videodaten: Falls Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen genutzt werden, werden die entsprechenden Texteingaben verarbeitet, um sie im Meeting anzuzeigen oder zu protokollieren. Für die Anzeige von Video und die Audioübertragung werden die Daten des Mikrofons und ggf. der Kamera Ihres Geräts während des Meetings verwendet. Sie können die Kamera und das Mikrofon jederzeit über die Zoom-Anwendung deaktivieren oder stummschalten.

Wenn Sie als registrierter Nutzer bei „Zoom“ angemeldet sind, können bestimmte Meeting-Daten (z. B. Metadaten, Telefon-Einwahldaten, Fragen und Antworten oder Umfrageergebnisse) bis zu einem Monat auf den Servern von „Zoom“ gespeichert werden.

Welche Daten aus Online-Meetings verarbeiten wir?

Falls eine Aufzeichnung eines Meetings vorgesehen ist, informieren wir Sie vorab und holen Ihre Zustimmung ein. Während einer laufenden Aufzeichnung wird dies deutlich in der „Zoom“-App angezeigt. Aufzeichnungen können den Teilnehmern zugänglich gemacht werden.

Sollte es notwendig sein, Inhalte aus Online-Sitzungen aufzuzeichnen, kann auch der Chat-Verlauf protokolliert werden. In der Regel erfolgt dies jedoch nicht.

Zusätzlich können in Video-Konferenzen digitale Tools wie ConceptBoard zum Einsatz kommen. Dort erfasste Daten werden solange gespeichert, wie es zur Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist und danach gelöscht. Sie werden Dritten nicht zugänglich gemacht.

Weitere Details zum Datenschutz bei Online-Konferenzen entnehmen Sie gerne unserer entsprechenden Datenschutzerklärung. Die aktuelle Version finden Sie hier: https://www.mind-steps.de/coach-regensburg/disclaimer/datenschutzerklaerung-fuer-coaching-workshops-und-seminare/  

Datenschutz erfordert auch Ihre Mitwirkung

Damit unsere Zoom-Meetings datenschutzkonform ablaufen können, gelten folgende Regeln:

Wir achten die Persönlichkeitsrechte aller Teilnehmer. Vertrauliches sollte vertraulich bleiben. Es ist Teilnehmern von unseren Online-Meetings daher ohne Erlaubnis des Hosts und/oder der betroffenen Teilnehmer nicht gestattet,

    • Zugangsdaten Dritten zugänglich zu machen
    • Ton- und/oder Videoaufzeichnungen von Zoom-Meetings anzufertigen
    • Fotos oder Screenshots anzufertigen, auf denen andere Teilnehmer zu erkennen sind
    • Persönliche Daten von Teilnehmern zu speichern und/oder Dritten zugänglich zu machen
    • Aufzeichnungen und insbesondere vertrauliche Informationen aus Zoom-Meetings unbefugten Dritten zugänglich zu machen.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass eine Missachtung dieser Regeln zum Ausschluss von der Veranstaltung führen und zivil- und strafrechtlich verfolgt werden kann. Bitte respektieren Sie die Persönlichkeitsrechte anderer Teilnehmer. Danke.

Stand: 20.12.2024