Coaching-Tipp: So managen Sie die Email-Flut.

Früher lagen morgens mal 10-20 Briefe auf dem Schreibtisch, heute listet das Email-Konto gern mal das Vielfache davon auf. Kaum hat man all die Emails durchgeackert, sind locker die ersten Stunden rum. Und im Laufe des Tages drängt sich immer dann, wenn man gerade konzentriert an einer Aufgabe arbeitet, dieses freundliche Popup-Fenster ins Blickfeld, dass neue Post da ist. Halleluja! Es ist so, als wollten Steve Jobs oder Bill Gates oder beide gemeinsam Sie partout nicht arbeiten lassen. Denn in der Tat: An effektives Arbeiten ist unter solchen Bedingungen kaum zu denken. Was also tun, um der Mailflut Herr zu werden?

Das könnten Sie tun:

  • Reduzieren Sie das Lesen von Nachrichten auf bestimmte Zeiten. Maixmal drei mal am Tag sollte genügen. Sie sollten dafür sorgen, dass sie 60-90 Minuten im Stück ohne Störung arbeiten können.
  • Schalten Sie daher auch die Benachrichtigungs-Popups ab.
  • Screenen Sie eingegangene Emails schnell nach deren Gehalt. Dazu reicht die Lektüre der Absender und der Betreff-Zeile meist schon aus.
  • Lesen Sie nur solche Emails, die Ihnen wichtig erscheinen. Antworten Sie nach deren Lektüre sofort oder verschieben Sie das Lesen auf eine Zeit, zu der Sie ausreichend Ressourcen dafür haben. Es ist pure Zeitverschwendung, eine Email unter Umständen zweimal zu lesen.
  • Falls Sie zu den Menschen gehören, die noch Wichtigeres zu tun haben, als Emails zu lesen, dann verschieben Sie alle unwichtigen Emails in ein allgemeines Zwischenlager. Dazu gehören auch die meisten Cc-Mails. Dort können sie in Ruhe abklingen. In aller Regel wird niemand merken, dass diese Email nie gelesen wurde. Auch Sie nicht. Und falls doch einmal eine Nachfrage kommen sollte, können sie die Mail jederzeit aus dem Zwischenlager holen und reaktivieren.
  • Merke: Wer wirklich Wichtiges von Ihnen will, ruft an oder stürmt Ihr Büro.
  • Entsorgen Sie Ihr Zwischenlager in regelmäßigen Abständen, es sei denn Ihre Firma verlangt eine lückenlose Dokumentation des Email-Verkehrs.
  • Unterlassen Sie es, am Wochenende und im Urlaub Ihre Emails zu checken – es sei denn, Sie sind überzeugt, dass Sie im Job unersetzlich sind. In letzterem Fall suchen Sie unmittelbar nach dem Wochenende oder Urlaub einen Stress-Therapeuten auf. Oder engagieren Sie einen Coach, der Ihnen Wege aufzeigt, wie Sie Ihr Team besser führen können.

Zu guter letzt: Energie folgt der Aufmerksamkeit. Ständige Störungen durch Emails, SMS und Chats rauben Ihnen die Aufmerksamkeit und damit auch die Energie. Wer Leistung bringen will, überzeugt vor allem durch zielorientiertes Arbeiten und nicht durch engagiertes Umherkommunizieren.

 

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Über Constantin Sander

Wissenschaftler, Marketer, Coach, Berater, Autor
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3 Antworten auf Coaching-Tipp: So managen Sie die Email-Flut.

  1. Gaby Feile sagt:

    Danke, Herr Sander, für die Tipps. Besonders den letzten finde ich köstlich, also den mit dem Therapeuten :-).

    Einen kann ich noch hinzufügen, den ich selbst erfolgreich seit kurzem anwende:

    Bestellen Sie ungewollte Newsletter ordnungsgemäß ab. I.d.R. gibt es einen Unsubscribe-Button. Wenn nicht, schreibt man einfach eine nette (!) Nachricht an den Versender mit der Bitte um Löschung. Auch Newsletter-Schreiber haben noch anderes zu tun und sind dankbar über ehrliches Feedback. Denselben Trick kann man übrigens auch bei den ganzen Nachrichten der Social Media Kanäle anwenden: stellen Sie einfach die Benachrichtigung ab, verzichten Sie auf automatische Updates und entfolgen Sie Pages oder Personen, die Sie zuschütten. Sie werden sich wundern, wieviel Zeit Sie plötzlich haben. Ich habe sie jedenfalls.

    Viele Grüße

    Gaby Feile

  2. Gaby Feile sagt:

    Das kann ich verstehen, Herr Sander!

    Doch mir ist es lieber, die Leute melden sich ab, als wenn sie meinen Newsletter jedes Mal löschen. Geht es Ihnen nicht auch so?

    Viele Grüße

    Gaby Feile