„Schon wieder ein Meeting – puh!“ Entfährt Ihnen auch manchmal dieser Satz? Dabei gehören Meetings doch zu Firmen und Organisationen wie der Milchschaum zum Cappuccino, oder? „Capuccino ist besser!“ Ich weiß. Aber wie könnten Meetings aussehen, damit sie uns besser schmecken?
Zunächst einmal aus meiner Sicht einige Meetinganlässe, die keine sind: Meetings zur Mitteilung von guten Einfällen, die Bekanntgabe von Terminänderungen oder das bequeme Verlagern von Entscheidungskompetenz auf die Gruppe. Bevor Sie Meetings einberufen, bedenken Sie, dass es andere von ihren Aufgaben abhält. Wenn es das wert ist – dann los. Hier einige Tipps für erfolgreiche Meetings.
Teilnehmer: Meetings sollten für die Anwesenden relevant sein. Hohe Meetingaktivität ist kein Zeichen für gutes Management. Detailfragen lassen sich besser von Einzelnen oder im kleinen Kreis lösen und müssen nicht das ganze Team beschäftigen. Das heißt auch: Alle Teilnehmer sind auch mental anwesend, beteiligen sich und schalten Störungen ab (z.B. Handys). Ansonsten gilt der Grundsatz, dass Störungen immer Vorrang haben.
Agenda: Verschicken Sie rechtzeitig vorab die Tagesordnung und, falls erforderlich, auch nötige Informationen zu den Punkten. Im Meeting bedarf es eines Moderators, der das Meeting verantwortlich leitet. Verantwortlich bedeutet, dass die Punkte nicht abgehakt werden, bevor sie nicht ausreichend geklärt sind. In der Behandlung der einzelnen Tagesordnungspunkte hat sich folgende Struktur aus meiner Erfahrung als hilfreich erwiesen:
- Was: Worum geht es? Sachverhalt schildern.
- Warum: Was bedeutet dieser Sachverhalt für uns, was ist das Wichtige daran?
- Wie: Welche Lösungen bieten sich an, was sind die nächsten Schritte?
- Wer: Wer übernimmt die Aufgabe verantwortlich?
- Bis wann: Wann ist die Aufgabe erledigt?
Entscheidungen: Es gilt die Regel, dass schnelles Abnicken oft der beste Garant für folgenlose Entscheidungen ist. Gerade bei weitreichenden Entscheidungen sollte auch Kritik eingefordert werden.
Protokoll: Sollte ein Ergebnisprotokoll sein und die eben genannten Punkte darstellen. Es sollte zeitnah an die Teilnehmer verschickt werden mit der Maßgabe, es zu ergänzen oder zu korrigieren. Nur so wird es zu einem starken Instrument.
Soweit so gut. Was viele vergessen: Beim nächsten Meeting sollte anhand des letzten Protokolls überprüft werden, ob die besprochenen Aufgaben auch erledigt wurden. Ansonsten verpuffen Meetings zu reinen Verlautbarungsveranstaltungen ohne Relevanz.
Checkliste für sinnvolle Meetings:
- Hat ein Meeting ein klares Ziel?
- Erwarte ich wirklich Beiträge der Teilnehmer oder will ich nur mal wieder alle um mich sehen und mich bestätigen lassen?
- Ist es angebracht, das Meeting zum vorgesehenen Zeitpunkt anzusetzen?
- Nehmen nur Leute am Meeting teil, die auch etwas zur Zielerreichung beitragen können?
Spielregeln fürs Meeting:
- Jeder soll aktiv mitarbeiten. Passive Zuhörer sind ebenso unerwünscht wie Selbstdarsteller, die nur Publikum suchen.
- Jeder Teilnehmer soll Toleranz gegenüber den Meinungen anderer gelten lassen.
- Neue Ideen und ungewohnte Lösungsansätze sollen nicht mit Killerphrasen abgewürgt werden. Fairness ist bei kritischen Äußerungen oberstes Gebot.
- Alle Teilnehmer verpflichten sich, zuzuhören und den jeweiligen Sprecher ausreden zu lassen. Nur sachbezogene. Zwischenfragen und Zwischenrufe sind erlaubt.
- Jeder, der spricht, verpflichtet sich, möglichst kurze Beiträge zu liefern und die anderen nicht durch Wiederholungen zu langweilen.
- Jede Meinung hat Gewicht — unabhängig vom Platz dessen in der Unternehmenshierarchie, der sie vorbringt.
So, nun können Sie sich Ihren Cappuccino gönnen!